Office Manager H/F -

Description de l'entreprise

Notre client est une structure à taille humaine évoluant dans un environnement professionnel international. Elle assure la coordination et le suivi de projets portés par une organisation professionnelle européenne.Dans un contexte de fonctionnement dynamique, au sein d’une équipe composée d’une dizaine de personnes, notre client recherche un(e) Assistant(e) de gestion polyvalent(e) pour assurer le suivi administratif, comptable et RH de la structure.Véritable point de coordination au quotidien, vous intervenez sur des missions variées, avec une dominante en comptabilité/gestion et en administration du personnel, en lien avec la direction et les différents prestataires externes.

Description du poste

1. Gestion comptable et financière – 40 à 45 %

En lien avec la direction et les cabinets comptables, vous assurez le suivi courant de la gestion comptable et financière :

• Contrôle, saisie et classement des factures fournisseurs ;
• Préparation et suivi des règlements fournisseurs ;
• Suivi et pointage des encaissements ;
• Réalisation des rapprochements bancaires ;
• Contrôle, saisie et suivi des notes de frais ;
• Collecte et classement des justificatifs de dépenses et des opérations par carte bancaire ;
• Préparation et transmission des pièces comptables aux cabinets externes ;
• Suivi du budget de fonctionnement et mise à jour des tableaux de bord financiers ;
• Participation au suivi de la trésorerie et anticipation des échéances ;
• Échanges réguliers avec le cabinet comptable.

2. Administration des ressources humaines – 25 à 30 %

Vous assurez le suivi administratif des salariés et des stagiaires :

• Préparation et transmission des éléments variables de paie ;
• Interface avec le prestataire en charge de la paie ;
• Suivi des congés, absences et éléments liés au temps de travail ;
• Gestion administrative des arrivées et départs ;
• Constitution, mise à jour et classement des dossiers du personnel ;
• Suivi des contrats de mutuelle et de prévoyance ;
• Gestion administrative des conventions de stage ;
• Suivi des avantages salariés et des remboursements ;
• Mise à jour des tableaux de bord RH et suivi des échéances administratives.

3. Gestion administrative et fonctionnement du bureau – 20 à 25 %

Vous contribuez au bon fonctionnement quotidien de la structure :

• Gestion des fournitures et des commandes ;
• Suivi des prestataires et des contrats : informatique, téléphonie, locaux et autres fournisseurs ;
• Suivi des échéances et des renouvellements contractuels ;
• Gestion du courrier et des documents administratifs ;
• Coordination avec les interlocuteurs externes ;
• Organisation pratique du bureau et traitement des besoins courants ;
• Contribution à l’amélioration des procédures et des outils de gestion interne ;
• Accueil ponctuel des visiteurs.

4. Assistance à la direction et soutien à l’équipe – environ 10 %

Vous apportez un soutien administratif ponctuel à la direction et à l’équipe :

• Organisation des déplacements professionnels en France et en Europe ;
• Réservation des transports et hébergements ;
• Assistance ponctuelle à la gestion des agendas et à l’organisation des rendez-vous ;
• Préparation et mise en forme de courriers, documents et contrats ;
• Participation ponctuelle à l’organisation d’un événement professionnel annuel, sur place.

Profil recherché

De formation Bac+2 minimum en comptabilité, gestion ou administration (BTS Comptabilité et Gestion, BTS Gestion de la PME, BUT GEA ou formation équivalente), vous justifiez idéalement de 4 à 7 ans d’expérience sur un poste d’assistant(e) de gestion, assistant(e) comptable et administratif(ve) ou une fonction similaire.Vous maîtrisez les opérations courantes de pré-comptabilité, notamment :

• Le traitement des factures et le suivi des règlements fournisseurs ;
• La gestion des notes de frais ;
• Les rapprochements bancaires et le suivi des encaissements ;
• La préparation des éléments destinés au cabinet comptable.

Vous êtes également à l’aise avec le suivi administratif des ressources humaines et la préparation des éléments variables de paie.Une expérience acquise au sein d’une PME, d’une association ou d’une structure à taille humaine sera particulièrement appréciée.Au-delà de vos compétences techniques, vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre rigueur et votre sens de l’organisation ;
• Votre autonomie dans la gestion des missions et des échéances ;
• Votre capacité à anticiper et à prioriser ;
• Votre polyvalence et votre adaptabilité ;
• Votre bon relationnel et votre goût du travail en équipe ;
• Votre discrétion et votre sens de la confidentialité ;
• Votre aisance avec les outils informatiques et bureautiques ;
• Votre excellente maîtrise du français écrit ;
• Votre capacité à travailler en anglais dans un environnement professionnel international.